Política de tratamiento de datos personales y de terceros

Razón social: CRM Consultores Asociados S.A.S. (en adelante, "KAPI"). NIT: 901.439.612-1. Domicilio principal: Carrera 30 No. 75-65, Oficina 210, Bogotá D.C., Colombia. Sitio web: https://kapiapp.co/. Correo para consultas, peticiones y reclamos en materia de datos personales: datospersonales@crmconsultoresasociados.com.co. Teléfono: (+57) 317 419 5578. Área responsable de atender las consultas y reclamos: Comité de Protección de Datos Personales, integrado por las socias fundadoras, la líder de Recursos Humanos y el líder de Transformación Digital, con apoyo del Departamento de TI en lo técnico.

2.1. Esta Política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales", del Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo (Decreto 1074 de 2015, que compila el Decreto 1377 de 2013) y de las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), en particular el Título V de su Circular Única.

2.2. Delimitación frente a la Ley 1266 de 2008. La Ley Estatutaria 1266 de 2008 regula la información financiera, crediticia, comercial y de servicios administrada por fuentes, operadores y usuarios de información (arts. 2 y 3). KAPI NO actúa como fuente, operador ni usuario en el sentido de esa ley: no administra bancos de datos para consulta por terceros con fines de riesgo crediticio ni reporta información a centrales de riesgo. La información financiera que el Usuario cargue o conecte se trata en la Plataforma como dato personal bajo la Ley 1581 de 2012, con los mismos estándares de reserva y seguridad. Si KAPI ofreciera en el futuro funcionalidades que lo ubiquen en alguno de esos roles, aplicará además la Ley 1266 de 2008 y actualizará esta Política.

2.3. Ámbito. Esta Política se aplica a los datos personales de personas naturales tratados por KAPI en Colombia o por encargo de KAPI, o cuando la ley colombiana resulte aplicable en virtud de normas y tratados internacionales (Ley 1581 de 2012, art. 2).

2.4. Definiciones. Para efectos de esta Política se adoptan las definiciones de la Ley 1581 de 2012, art. 3: Autorización (consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento), Base de datos, Dato personal, Encargado del Tratamiento (quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable), Responsable del Tratamiento (quien decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento), Titular y Tratamiento. Se entienden además por Usuario la persona natural o jurídica que accede a la Plataforma; Datos del Usuario la información que el Usuario carga, conecta o autoriza acceder; Datos de Terceros los datos personales de personas distintas del Usuario contenidos en los Datos del Usuario (clientes, proveedores, trabajadores, socios, contrapartes en movimientos bancarios y clientes finales de un contador); y Datos Sensibles los que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.

La Plataforma implica dos capas de tratamiento con roles jurídicos distintos:

Cuando el Usuario es un contador o firma contable que administra información de sus clientes, el Responsable de los Datos de Terceros es el cliente del contador (o el propio contador, según el caso), y el contador declara actuar con mandato suficiente (Términos, cláusula 5.4).

KAPI trata los datos personales bajo los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad (tratamiento sujeto a la ley); finalidad (legítima, informada al Titular); libertad (con consentimiento previo, expreso e informado, salvo mandato legal o judicial); veracidad o calidad; transparencia (derecho del Titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento); acceso y circulación restringida; seguridad; y confidencialidad. Adicionalmente, aplica los principios de necesidad y minimización (solo los datos necesarios para la finalidad) y responsabilidad demostrada (capacidad de acreditar las medidas adoptadas).

6.1. Regla general. El tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior (Ley 1581 de 2012, art. 9). Al solicitar la autorización, KAPI informa: el tratamiento al cual serán sometidos los datos y su finalidad; el carácter facultativo de las respuestas sobre datos sensibles y sobre menores; los derechos que le asisten; y la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable (art. 12).

6.2. Medios. KAPI obtiene la autorización de los Usuarios mediante casillas de aceptación diferenciadas en el banner de ingreso y/o el formulario de registro, que quedan registradas con fecha, hora, dirección IP, identificador de usuario y versión de la Política. La aceptación de la Política no se condiciona a la autorización de comunicaciones comerciales, que es opcional e independiente.

6.3. Datos de Terceros. La autorización de los Titulares de Datos de Terceros corresponde obtenerla al Usuario en su calidad de Responsable. El Usuario declara, al aceptar los Términos, que cuenta con ella (o con otro fundamento legal) y que ha informado a los Titulares sobre la transmisión de sus datos a KAPI y a sus subencargados.

6.4. Casos en que no se requiere autorización. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas (Ley 1581 de 2012, art. 10).

6.5. Revocatoria. El Titular puede revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, siempre que no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, y a través de los canales del numeral 12.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a: (a) conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a los Responsables o Encargados; (b) solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando ésta no sea requerida; (c) ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos; (d) presentar ante la SIC quejas por infracciones a la ley; (e) revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; y (f) acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Podrán ejercer estos derechos el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien haya estipulado a favor de otro o para otro (art. 13).

8.1. Canales. Correo electrónico datospersonales@crmconsultoresasociados.com.co y comunicación escrita dirigida a Carrera 30 No. 75-65, Oficina 210, Bogotá D.C., Colombia. La solicitud debe indicar identificación del Titular, descripción clara de lo solicitado, datos de contacto y, si actúa mediante representante o apoderado, el soporte de su calidad.

8.2. Consultas. Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales al vencimiento del primer plazo.

8.3. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o adviertan un presunto incumplimiento de los deberes de la ley, podrán presentar un reclamo con la identificación del Titular, la descripción de los hechos, la dirección y los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que se presente la información, se entenderá que ha desistido. Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, que se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de su recibo; cuando no fuere posible, se informará los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si KAPI no es competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.

8.4. Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la SIC una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado.

8.5. Datos de Terceros. Cuando un Titular de Datos de Terceros presente una solicitud a KAPI, ésta le informará que el Responsable es el Usuario, dará traslado de la solicitud a éste en el término del numeral 8.3 y prestará la colaboración necesaria para su atención oportuna, sin perjuicio de los deberes propios del Encargado en los términos del Artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

8.6. Gratuidad. El acceso a los datos personales es gratuito (Ley 1581 de 2012, art. 8, lit. f). El Titular podrá consultar sus datos sin costo al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta Política que motiven nuevas consultas; para consultas más frecuentes solo podrán cobrarse los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos, conforme al derecho de acceso reglamentado en el Capítulo 25 del Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1074 de 2015.

9.1. Transmisión es el tratamiento que implica la comunicación de datos dentro o fuera de Colombia cuando tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable; transferencia ocurre cuando el Responsable envía los datos a otro Responsable ubicado dentro o fuera del país.

9.2. KAPI comparte datos con los siguientes proveedores en calidad de Encargados o subencargados, bajo contratos que los obligan a proteger la información:

9.3. Transmisiones internacionales. Cuando los proveedores se encuentren fuera de Colombia, KAPI se asegura de que el tratamiento se rija por contrato que garantice el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y su reglamento, o de que se cumplan las condiciones que la SIC establezca (Título V de la Circular Única). Para las transferencias internacionales, KAPI verificará que el país de destino ofrezca niveles adecuados de protección conforme a los estándares de la SIC o, en su defecto, que se cumpla alguna de las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 (entre ellas, la autorización expresa e inequívoca del Titular). Con la aceptación de esta Política, el Titular declara conocer y autorizar expresamente la transmisión y, en lo aplicable, la transferencia de sus datos a los proveedores indicados, aun si se encuentran en países distintos de Colombia.

9.4. Otras comunicaciones. KAPI podrá suministrar datos a autoridades judiciales o administrativas que lo requieran en ejercicio de sus funciones, a sus asesores profesionales sujetos a reserva, y a terceros en el marco de una fusión, escisión o enajenación, con garantías de confidencialidad y respeto a esta Política. KAPI no vende datos personales.

10.1. KAPI adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento (principio de seguridad, Ley 1581 de 2012, art. 4 lit. g). Entre ellas: cifrado en tránsito (TLS) y en reposo; control de acceso basado en roles y principio de mínimo privilegio; autenticación multifactor para el personal con acceso a datos; segregación lógica de la información de cada Usuario; registro y monitoreo de accesos; copias de seguridad de la información; actualización de sistemas y programas; acuerdos de confidencialidad con el personal y contratos de transmisión con los proveedores; capacitación en protección de datos, seguridad de la información y prevención de suplantación (phishing); y protocolo de respuesta a incidentes con registro interno de los incidentes y de las medidas de mitigación adoptadas.

10.2. Incidentes de seguridad. Ante un incidente que afecte datos personales, KAPI activará su protocolo de respuesta, contendrá el evento, evaluará su alcance, informará al Responsable de los Datos de Terceros (el Usuario) por el canal registrado, y reportará a la SIC y a los Titulares en los términos y plazos que la ley y las instrucciones de la SIC dispongan.

10.3. Corresponsabilidad del Usuario. La seguridad exige la colaboración del Usuario: custodia de credenciales, activación de autenticación adicional, uso de dispositivos seguros y notificación inmediata de sospechas de compromiso. KAPI no será responsable por los incidentes que tengan origen en el incumplimiento de estos deberes, conforme a los Términos.

11.1. Los datos se conservan durante el tiempo necesario para las finalidades descritas, la vigencia de la relación contractual y los plazos legales de conservación de documentos contables, tributarios y comerciales, y de prescripción y caducidad de posibles acciones. Vigencia de las bases de datos: por el término de la relación con el Usuario y los plazos legales o contractuales de conservación posteriores.

11.2. Terminado el Servicio, se aplicarán las reglas de devolución y supresión de los Términos (cláusula 16.4). Los datos de respaldo se eliminarán conforme al ciclo de rotación. La supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Las consultas, peticiones y reclamos serán atendidos por el Comité de Protección de Datos Personales, al correo datospersonales@crmconsultoresasociados.com.co, teléfono (+57) 317 419 5578 y dirección Carrera 30 No. 75-65, Oficina 210, Bogotá D.C., Colombia. Las quejas ante la autoridad de control pueden presentarse ante la Superintendencia de Industria y Comercio, Delegatura para la Protección de Datos Personales (https://www.sic.gov.co/), una vez agotado el trámite ante KAPI.

KAPI inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la SIC cuando le resulte exigible y mantendrá actualizado su manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la ley y la atención de consultas y reclamos. Adoptará medidas apropiadas, efectivas y verificables para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones.

Esta Política rige desde el 25 de septiembre de 2026 y estará vigente mientras KAPI realice tratamiento de datos personales. KAPI podrá modificarla; publicará la nueva versión en el sitio y, cuando el cambio sea sustancial o afecte las finalidades, lo comunicará a los Titulares por medios eficaces con antelación razonable y solicitará nueva autorización cuando la ley lo exija.

CRM Consultores Asociados S.A.S. (NIT 901.439.612-1), con domicilio en Bogotá D.C., es Responsable del Tratamiento de sus datos personales y, respecto de la información de terceros que usted cargue en la Plataforma KAPI, actúa como Encargado por su cuenta. Trataremos sus datos para crear y administrar su cuenta, prestar el Servicio, facturar, brindar soporte, garantizar la seguridad de la Plataforma, cumplir obligaciones legales y, solo si usted lo autoriza de forma separada, enviarle información comercial. Usted no está obligado a suministrar datos sensibles. Puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, solicitar prueba de su autorización, revocarla y presentar quejas ante la SIC, escribiendo a datospersonales@crmconsultoresasociados.com.co. Nuestros proveedores tecnológicos pueden estar fuera de Colombia. La Política completa está disponible en https://kapiapp.co/politica-privacidad.

Es el texto de la ventana que Kapi muestra al ingresar, antes de usar la Plataforma. Se reproduce aquí para que pueda consultarse en cualquier momento.

Título: Antes de continuar, revisa y autoriza

Texto introductorio: Para usar KAPI necesitamos tu aceptación de los términos del servicio y tu autorización para el tratamiento de tus datos personales y, si aplica, de los de tus clientes y terceros. Puedes leer los documentos completos antes de decidir.

Casilla 1 (obligatoria): He leído y acepto los Términos y Condiciones, el Descargo de Responsabilidad y la Limitación de Responsabilidad de KAPI. Declaro que actúo en desarrollo de mi actividad económica o profesional, que soy mayor de edad y que tengo facultades para obligarme (o para obligar a la entidad que represento).

Casilla 2 (obligatoria): Autorizo de manera previa, expresa e informada a CRM Consultores Asociados S.A.S. para tratar mis datos personales conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales, para las finalidades allí descritas, incluida la transmisión a proveedores tecnológicos en Colombia y en el exterior. Conozco mis derechos como Titular y los canales para ejercerlos (correo: datospersonales@crmconsultoresasociados.com.co).

Casilla 3 (obligatoria para cargar o conectar datos de terceros): Declaro que soy Responsable (o que actúo por instrucción y con mandato del Responsable) de los datos personales de mis clientes, proveedores, trabajadores y demás terceros que cargue o conecte en KAPI; que cuento con sus autorizaciones o con otro fundamento legal; que los he informado de la transmisión a KAPI y sus proveedores; y que encargo a KAPI su tratamiento conforme al Acuerdo de Encargo y Transmisión de Datos Personales (Anexo 1 de los Términos).

Casilla 4 (opcional, desmarcada por defecto): Autorizo el envío de información comercial, novedades y encuestas de KAPI por correo electrónico, WhatsApp u otros medios. Puedo revocarla en cualquier momento.

Cookies (opcional, separada): Aceptar cookies de analítica y personalización / Solo necesarias.

Botones: "Aceptar y continuar" (habilitado solo con las casillas obligatorias marcadas) · "No acepto" (impide el uso del Servicio, sin perjuicio de que el usuario pueda consultar los documentos).

Pie: Puedes consultar o revocar tus autorizaciones en la opción Privacidad del menú de tu perfil o escribiendo a datospersonales@crmconsultoresasociados.com.co.

Yo, en mi calidad de Titular de datos personales, autorizo de manera libre, previa, expresa e informada a CRM Consultores Asociados S.A.S. (NIT 901.439.612-1) para que recolecte, almacene, use, circule, transmita, transfiera y suprima mis datos personales, para las finalidades previstas en la Política de Tratamiento de Datos Personales publicada en https://kapiapp.co/politica-privacidad, que declaro haber leído. Me han informado que: (i) las respuestas sobre datos sensibles y sobre datos de menores son facultativas y KAPI no requiere tales datos; (ii) tengo derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mis datos, solicitar prueba de esta autorización, revocarla, ser informado del uso de mis datos, acceder gratuitamente a ellos y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; y (iii) el responsable es CRM Consultores Asociados S.A.S., con domicilio en Carrera 30 No. 75-65, Oficina 210, Bogotá D.C., Colombia, correo datospersonales@crmconsultoresasociados.com.co y teléfono (+57) 317 419 5578.

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